公文處理培訓講義

一、公文的概念

公文是國家行政機關在行政管理的過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。

企業(yè)在自身的建設和經營管理活動中也得使用這個工具.企業(yè)領導，科室負責人和文秘，內勤人員，檔案管理人員等，都必須了解公文處理知識，熟識公文制度和運作程序。

二、常見文種寫作

（一）決定

決定使用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項。決定屬于下行文。

決定和決議的區(qū)別：決定一般只涉及某一“重要事項”或某一問題，內容較單一、明確、具體。決議是對一系列原則性問題的決斷。

（二）公告

適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。

（三）通告

適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。

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（四）通知

通知是所有公文中應用最廣泛的一種，通知適用于批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。

（五）通報

適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

（六）意見

意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。意見屬于多向性公文。

（七）請示

請示適用于向上級機關請求指示、批準相關事項。屬于上行文。

請示應當一文一事、一事一請，一般只寫一個主送機關。請示不能有兩項或兩項以上請示項目，為避免推諉扯皮，只能有一個主送機關（不能寫給領導個人），若需要同時送其他機關，應當用抄送的形式。即使受雙重領導的機關，其請示也只能標寫直接處理請示事項的一個上級機關，同時抄送另一上級領導機關。一般情況下，請示不得越級行文（越級請示），如特殊情況或緊急事項，需要越級行文時，應將請示同時抄送越過的上級機關。同時，請示也不得同時抄送下級機關。

請示的寫作：正文部分要寫明請示緣由、事項，最后是請示的結語，如：“以上請示，請批復”、“妥否，請批復”、“當否，

請批示”。

（八）報告

報告適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關詢問 ，報告屬于上行文。報告主要有：工作報告、情況報告和答復報告。

報告由標題、主送機關、正文、發(fā)文機關和成文日期組成，一般情況報告不需要版記部分。一般來說，報告要有主送機關，即發(fā)文機關的直屬上級機關，有些報告沒有主送機關。

請示和報告都是上行文，報告不得夾帶請示事項，主要是反映情況，答復詢問等，上級機關不一定作批示，即有報告不一定答；而請示必須要有請示事項，上級機關必須批復，即有請示必答。

（九）批復

批復用于答復下級機關的請示事項。批復與請示是相對應的一種公文，屬于下行文。

若把“批復”同“請示”一起發(fā)送給呈送“請示”的下級機關，這樣的行文叫做復體行文，不能把請示當成附件。批復只有一個主送機關，即發(fā)“請示”的機關。批復的開頭一般要寫明批復依據(jù)，應先標引請示的標題，接著用括號注明來文的發(fā)文字號，并寫明“收悉”二字，然后用“現(xiàn)批復如下”等語言過渡。

（十）會議記錄

開會時由會議指定的專職記錄人員當場如實記寫會議基本

情況、發(fā)言內容和決議事項的事務文書。會議記錄是一種重要的檔案材料，是傳達和執(zhí)行會議決定、貫徹會議精神的依據(jù)，是分析、研究、總結和檢查工作的憑證，是撰寫報告、簡報、會議紀要、工作計劃等文書的最可信的資料

（十一）會議紀要

“會議紀要”的“紀”就是“記”，就是記錄、記載的意思，“要”就是要點的意思。會議紀要一般不需要加蓋公章。用于記載、傳達會議情況和議定事項的公文。形成于會議后期或會議結束之后。所記載、傳達的議定事項，具有行政約束力。

（十二）計劃

計劃是對一段時間內的工作或要實現(xiàn)的目標預先做出打算和安排的事務性文書（規(guī)劃、安排、要點、方案、設想）。

（十三）總結

總結是對某一時期或某項工作的成敗進行回顧、歸納、分析，從中引出經驗和教訓，用以指導今后工作的事務文書。

（十四）新聞報道

是一種用簡潔明快的文字，迅速、及時地反映現(xiàn)實生活中新鮮而重要的事件的報道文體。

三、主要行文規(guī)則

一定要有必要的才制發(fā)公文，必須保證公文的權威性，要注重效用。上級黨委可以向政府、群團、黨委行文；政府機關不得

對黨組織行文作指示、交任務，只能報告。一般不能越級行文。部門內設機構除辦公廳（室）外不得對外正式行文。聯(lián)合行文的前提是同級，并且要協(xié)商一致意見（會簽）才能行文。

四、文種使用常見錯誤

（一）混淆文種

1.請示與報告�！罢埵尽焙汀皥蟾妗倍际巧闲形�，是行政機關公文使用頻率較高且容易混淆的文種。常見的問題主要有：將“請示”文種用“報告”文種呈送上級機關，請求上級機關批復（答復），這樣就容易貽誤工作。因此，在撰寫“請示”和“報告”時，要特別注意二者之間八個方面的區(qū)別。

一是作用不同�！罢埵尽笔窍蛏霞墮C關請求指示、批準；“報告”是向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見和建議，答復上級訊問，報送文件、物品等。

二是內容不同。“請示”是本單位無力無權解決或按規(guī)定須上級批準之后才能實施的事項；“報告”是本單位職責范圍內比較重大的工作或向上級機關建議，須上級機關知道的事項。

三是容量不同�！罢埵尽睉�一文一事；“報告”可多事一報，但不得夾帶請示的事項。

四是時間不同�！罢埵尽睉�事前行文；“報告”可在事前、事中、事后行文。

五是范圍不同。“請示”一般只主送一個上級機關，不得多

頭主送或越級主送；“報告”可以主送幾個相關的上級機關，其他上級機關也可以抄送。

六是處理不同。上級機關收到下級的請示后，應及時批準、批復（答復），是辦理件，下級應在收到上級批復（答復）后才能實施；上級機關收到下級的報告后，主要是了解情況，可以不答復，下級不用等待上級答復。

七是篇幅不同�！罢埵尽钡钠�幅比較短，一般不超過1500字；“報告”的篇幅相對較長，但一般不超過3000字。

八是結束語不同�！罢埵尽痹诮Y束時用“妥否，請批示”、 “請審示”等；“報告”用“專此報告”、“特此報告”。

2．請示與函。“函”是不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項的公文�！昂�”可分為商函、詢答函、請批函（請求批準函、審批函）。“函”在公文往來中使用比較廣泛。

3．報告與總結。如前所述，“報告”是上行文，其主要作用是向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問等。“總結”不是公文文種。工作總結就是向上級機關匯報工作，可直接使用“報告”文種，主送上級機關（可多頭主送），抄送有關機關。

（二）生造文種

依據(jù)《國家行政機關公文處理辦法》，行政機關的公文種類主要有13種，除此以外均為非法定文種，在正式行文中不應使

用非法定文種。我們在制發(fā)公文過程中經常見到《關于××的解釋》、《關于××的補充說明》《××實施辦法》《××局2007年工作要點》、《××局精神文明創(chuàng)建工作實施方案》等文件標題，這均是錯誤的用法。正確的用法應是加用法定文種，下發(fā)的如《××局關于印發(fā)2007年工作要點的通知》，上報的如《××局關于報送2006年工作總結的報告》等。

（三）混用文種

把多種文種使用在一起。如《關于××的請示報告》《關于××的請示函》《關于××的公示公告》等，還有的在報告夾帶請示事項，均是不正確的用法。

五、其他常識

一般情況下公文的頁面設置為（A4型），上：3.7厘米；下：

3.5厘米；左：2.8厘米；右：2.6厘米；行間距可設為固定值28磅。

《辦法》和《細則》規(guī)定公文正文內容結構層次為“一、二、

三、……”、“（一）（二）（三）……”、“1. 2. 3.……”、“（1）

（2）（3）……”，《格式》規(guī)定正文中第一層次標題使用3號黑體字，第二層次標題使用3號楷體字，正文中其他文字一般用3號仿宋體字，每面排22行，每行排28個字。

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