XXXXXXXXXX有限公司文件

總經(jīng)辦?201*?1號簽發(fā)人：總經(jīng)理名字公文寫作與管理

一、 目的

為規(guī)范公司內(nèi)部公文格式，提高公司內(nèi)部文件管理質(zhì)量。

二、 適用范圍

公司各部門

三、 文件種類

（一） 普通文件

普通文件一般指不涉及密級或沒有緊急時間限制的文件。

（二） 密級文件

1） 分類：絕密（A密）、機(jī)密（B密）、秘密（C密）。 ? 絕密（A密）文件指內(nèi)容涉及公司核心秘密，一旦泄露會使公司的利益遭受重大損害的文件。如公司及各部門生產(chǎn)發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益的重要決策文件資料。 ? 機(jī)密（B密）文件指內(nèi)容涉及公司重要秘密，一旦泄露會使公司的利益遭受嚴(yán)重?fù)p害的文件。如公司發(fā)展規(guī)劃、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、各類操作參數(shù)、重要計(jì)劃報(bào)告、重要會議記錄、公司經(jīng)營情況、給政府部門的各類請示及批復(fù)等文件資料。

? 秘密（C密）文件指內(nèi)容涉及公司一般秘密，一旦泄露會使公司的利益遭受一定損害的文件。公司人事檔案、合

同協(xié)議、職工工資等收入、尚未公開的各類信息、策劃

方案等。

2） 制文：凡涉及秘密事項(xiàng)的文件要準(zhǔn)確劃定秘密等級，文件

的密級由制發(fā)部門根據(jù)內(nèi)容涉及公司秘密的程度來劃定。

3） 管理：公司及各部門的文件資料管理及保密工作由公司總

經(jīng)辦及各部門歸口管理。秘密文件必須有嚴(yán)格的審批、印發(fā)、

借閱登記等管理制度，指定專人進(jìn)行管理。

4） 發(fā)文：秘密文件一律由文件發(fā)出人或部門辦公室打印，裝

訂，要嚴(yán)格按照核定的份數(shù)印制, 要及時刪除或妥善保管電

腦里的秘密文件，草紙、廢紙、多余的等要當(dāng)即撕毀待銷，

辦公室工作人員應(yīng)嚴(yán)守機(jī)密。

5） 借閱：若需查閱密級文件必須在辦公室閱辦, 不得帶回家

中,不準(zhǔn)攜帶出入公共場所。如借用密級文件資料，需經(jīng)相

關(guān)負(fù)責(zé)人同意批準(zhǔn)：

? 絕密（A密）文件：公司副總經(jīng)理級人員可以查閱A密文

件，如需借用,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)； 副總經(jīng)理以下人員確需

查閱A密文件，須經(jīng)公司總經(jīng)理簽批后方可借閱。

? 機(jī)密（B密）文件：部門主管級人員可以查閱本部門B密

文件，如需借用，需部門經(jīng)理批準(zhǔn)；部門主管以下人員

確需查閱、借用本部門B級文件，須經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)；

跨部門查閱B級文件，須經(jīng)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。

? 秘密（C密）文件：部門主管以下人員需查閱C密文件，

須經(jīng)部門主管批準(zhǔn)。

備注：公司已經(jīng)界定密級的文件、資料任何人不得對外泄漏。員工離職時，應(yīng)交回相關(guān)文件與資料； 員工（包括試用期的員工）離職后，亦不得泄露本公司的商業(yè)秘密，否則依法追究責(zé)任。

（三） 緊急文件

根據(jù)緊急程度，文件可分：特急文件、加急文件、緊急

文件、普通文件。緊急程度是對公文傳遞和辦理速度的要求。標(biāo)明緊急程度，是為了引起特別注意，以保證公文的時效，確保緊急事項(xiàng)的及時處理。

? 特急文件，是指事關(guān)重大而又十分緊急，要求以最快的速度形成、運(yùn)轉(zhuǎn)和辦理的文件。辦結(jié)時限為4個小時內(nèi)，

不分工作日或休息日。

? 加急文件，是指涉及重要工作需要急速形成、運(yùn)轉(zhuǎn)和辦理的文件。辦結(jié)時限為1天內(nèi)，不分工作日或休息日。

? 緊急文件，是指涉及重要工作需要短時間內(nèi)形成、運(yùn)轉(zhuǎn)和辦理的文件。辦結(jié)時限為3天，不分工作日或休息日。

四、 文體類別

(一) 計(jì)劃類：包括工作計(jì)劃、項(xiàng)目計(jì)劃、經(jīng)費(fèi)預(yù)算計(jì)劃、采購計(jì)劃、

業(yè)務(wù)計(jì)劃等。

(二) 總結(jié)類：包括工作總結(jié)、項(xiàng)目運(yùn)營情況階段性總結(jié)、制度落實(shí)

情況總結(jié)、培訓(xùn)情況總結(jié)等。

(三) 通告類：包括各類通知、通報(bào)、表彰、公示等。

(四) 制度類：包括管理制度、規(guī)范、明細(xì)、標(biāo)準(zhǔn)參照、方案等。

(五) 會議紀(jì)要：適用于記錄、傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng)。

(六) 請示：適用于向上級單位請求指示、批準(zhǔn)。

(七) 批復(fù)：適用于答復(fù)下級單位請示事項(xiàng)。

(八) 工作函：適用于平級部門或無隸屬關(guān)系的部門之間商洽或聯(lián)系

工作、詢問和答復(fù)問題。

五、 文件寫作結(jié)構(gòu)與格式

（一） 頁面設(shè)置

1、 頁面設(shè)置

上下頁邊距為：2.5cm；左右頁邊距為：2.5cm。

2、 頁碼設(shè)置

1) 單面打印，頁碼位于頁面底端居于右下角。

2) 雙面打印，頁碼位于頁面底端居中間。

（二） 眉首

眉首又稱文頭，紅色反線以上部分，由密級、緊急程度、文件類別、發(fā)文字號、簽發(fā)人組成。

１、 密級：四號黑體，右上角。

如：公司A密

２、 緊急程度：四號黑體，右上角居于密級下方。 ３、 版頭：

“公司名+文體 ”

格式：28號華文中宋，紅色，加粗，居中。

４、 文號

發(fā)文部門/辦公室+【年份】+編碼

格式：四號仿宋，位于版頭的左下邊。

如：總經(jīng)辦【201*】1號、財(cái)務(wù)【201*】23號

５、 簽發(fā)人

格式：“簽發(fā)人”采用四號仿宋，簽發(fā)人姓名采用四號楷體，位于版頭的右下邊，與文號保持同一行。

（三） 主體

主體部分為紅反線以下部分，包括標(biāo)題、主送部門、正文、附件、落款、成文時間、印章等。

主體部分段落行距統(tǒng)一為22磅，采用的字體分為： １、 標(biāo)題：居中，二號華文中宋。

２、 主送部門：左側(cè)頂格，四號仿宋字體。

３、 正文：首行空兩格，四仿宋字體。

４、 附件：四仿宋字體。

５、 落款：四仿宋字體。

６、 成文時間：用漢字，四號仿宋字體，如“二○一三年

八月三日”。

７、 印章：文件除了會議紀(jì)要和以電子版形式發(fā)文外，均

要蓋相應(yīng)的印章。

（四） 版記

版記包括主題詞、呈送、報(bào)送、抄送。字體采用四號黑體。 １、 主題詞：一般由關(guān)鍵詞、文件類型組成。

例如：公司銷售部會議紀(jì)要

主題詞：銷售、紀(jì)要

２、 呈送對象：一般指高層管理，即總經(jīng)理、副總經(jīng)理等。 ３、 報(bào)送對象：一般指文件涉及的公司各部門。 ４、 抄送對象：一般指公司總經(jīng)理辦公室。

六、 文件管理

（一） 發(fā)文管理

1、 發(fā)文部門將文件送至其他部門，或通知其他部門領(lǐng)取

文件，都需做收文登記。

2、 密級文件資料必須根據(jù)批示傳閱范圍由公司機(jī)要文書

專人傳送；密級文件要在當(dāng)天內(nèi)閱讀，閱讀之后交回公司機(jī)要文書保管，以確保文件的安全。

3、 發(fā)文部門要負(fù)責(zé)催辦，做到緊急文件、重要文件跟蹤

催辦，一般公文要定期催辦。

4、 各部門發(fā)文登記表可參考附件，也可自行制定。

（二） 收文管理

1、 公司及各部門收到文件后，應(yīng)及時做登記。

2、 凡是急件、會議通知或時間性較強(qiáng)的文件，必須隨收

隨送，盡快送到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門；其他文件亦要抓緊傳閱，一般不超過3天傳閱完成；要做到急文急辦、密級文件專送專管、緊急文件不壓誤、常規(guī)文件辦理不拖拉。

3、 公司及各部門需當(dāng)日批復(fù)緊急文件或重要文件，其他

一般文件需在3個工作日內(nèi)批復(fù)。如不能及時對緊急文件或重要文件作出批復(fù)，應(yīng)及時向發(fā)文部門說明原因。對不屬于本部門職權(quán)范圍或者不宜由本部門辦理的文件，應(yīng)當(dāng)及時退回發(fā)文部門并說明理由。

4、 各部門收文登記表可參考附件，也可自行制定。

（三） 借閱管理

1、 借閱非機(jī)密文件，可以不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批，而由各部門經(jīng)

理掌握。但必須辦理借閱登記。

2、 借閱密級文件，必須由各部門經(jīng)理同意，并報(bào)副總經(jīng)

理或以上的領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可借閱。

3、 涉及公司核心機(jī)密文件，必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)，才能借

閱。

4、 借閱文件時，文秘人員和借閱人應(yīng)當(dāng)面查清文件類別、

份數(shù)，然后在文件借閱登記表上登記簽字。文件退還時，根據(jù)借閱登記表檢查、核對，無誤后予以銷帳。

5、 對借閱的文件在限定的時間內(nèi)還未歸還者應(yīng)及時催

退，以防文件散失或影響他人借閱。

6、 各部門文件借閱登記表可參考附件，也可自行制定。

（四） 存檔管理

１、 公司級發(fā)布的文件由總經(jīng)理辦公室存檔。

２、 部門級發(fā)布的文件由各部門自行存檔。

３、 部門聯(lián)合發(fā)布的文件由總經(jīng)理辦公室存檔。

七、 常用表格參考模板（詳見附件）

１、 發(fā)文登記表

２、 收文登記表

３、 文件借閱登記表

４、 文件處理呈批表

八、 常用文體參考模板（詳見附件）

１、 通知

２、 請示

３、 會議紀(jì)要

４、 工作函

５、 工作報(bào)告

６、 方案

九、 附則

本制度屬于暫行規(guī)范管理制度，在實(shí)際使用過程中將會有所修改，同時，鼓勵并支持各部門提出建議或意見。

xxx公司

總經(jīng)理辦公室

二○一三年八月一日

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