公文，作為上傳下達，與人直接交流溝通的載體，因此，它除了要符合申論的語言要求外，還有其自身的特點，主要表現(xiàn)在四個方面：準(zhǔn)確、規(guī)范、簡明和得體。

一、準(zhǔn)確

準(zhǔn)確就是指用詞造句準(zhǔn)確貼切，句子與句子之間的邏輯關(guān)系嚴謹，讓閱卷老師一看就能看懂，不會產(chǎn)生誤解。具體的要求：

1. 概念清楚，不會產(chǎn)生歧義，不能模棱兩可。在公文撰寫中，但凡容易產(chǎn)生歧義的句子或詞語都要限制使用，用的過程中一定要斟酌；要慎用多義詞或“大約”、“也許”、“大致尚可”等這樣模棱兩可的詞語。而我們同學(xué)寫出來的公文，有時候需要帶個翻譯在旁邊，老師經(jīng)常會看不懂。這樣的情況一定要避免。

2. 禁止誤用某些詞語或句子，尤其是近義詞。注意辨析近義詞語的區(qū)別，在引用成語、俗語、歇后語、名言警句時必須要透徹詞句的含義，嚴禁望文生義、俗語誤用之類的錯誤。這就告訴我們一定要準(zhǔn)確使用詞語，要遵守語法規(guī)范和基本的語文常識，不能出現(xiàn)病句。病句也是我們考生在寫作的過程中經(jīng)常犯的毛病。

3. 把握分寸，褒貶恰當(dāng)。要掌握詞義的輕重和感情色彩，肯否恰當(dāng)，避免過分貶義或過分褒義等語句的出現(xiàn)。通常，大家在寫文章的時候要以中性詞為主，適當(dāng)增加褒義詞，但是貶義詞盡量避免。

二、規(guī)范

規(guī)范是指公文的語言除了要遵守基本的語法規(guī)范外，還需要遵守公文的語言自有的一套標(biāo)準(zhǔn)。這套標(biāo)準(zhǔn)是由中共中央、國務(wù)院統(tǒng)一規(guī)定，必須按規(guī)撰寫。具體的要求：

1. 符合規(guī)范的現(xiàn)代漢語的書面語，禁用地方話。有些考生在寫文章時，會情不自禁地將地方方言代入到文章中，那么這種情況在公文撰寫中必須要避免。

2. 使用規(guī)范的文字，不寫錯別字，不寫不規(guī)范的簡化字。錯別字是目前大家經(jīng)常出現(xiàn)的文字錯誤。現(xiàn)在電腦和手機的普及，大家動筆寫字較少，文字有所生疏，因此經(jīng)常落筆就有錯別字，希望大家在平時練習(xí)的時候多動筆寫字，不要過于依賴電腦或手機。

3. 使用規(guī)范的詞語，尤其是專業(yè)術(shù)語，禁止半文半白、中文中夾雜著不必要的英文單詞、生編硬造的詞語或網(wǎng)絡(luò)語言。隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展和中外文化交流的頻繁，部分考生在寫文章的時候經(jīng)常會夾帶著英文單詞、網(wǎng)絡(luò)語言或生編硬造的詞語，這些都是禁止出現(xiàn)在公文中的。

4. 正確使用標(biāo)點符號并按照國家標(biāo)準(zhǔn)使用漢字數(shù)字和阿拉伯?dāng)?shù)字。這一點是大家最容易忽視，也是公文必須要遵守的語言規(guī)范。我們國家對標(biāo)點符號的使

用、數(shù)字的使用都有明確的規(guī)定，大家在撰寫公文的時候必須嚴格按照規(guī)范使用，尤其要注意那些與日常生活習(xí)慣有出入的規(guī)范。

三、簡明

簡明是申論語言的要求，也是公文的語言要求。簡明包含兩點，一是簡潔，言簡意賅；二是明了，既要簡潔，又要清楚。兩者缺一不可，既不能字少了，但是看不懂；也不能文意清晰，但是很羅嗦。具體的要求：

1. 開門見山，直陳其事，不要兜圈子。撰寫公文，不必像文學(xué)作品那樣，還需要做個鋪墊或者設(shè)置謎題，引人入勝，我們只需開門見山，直截了當(dāng)寫明公文的主要內(nèi)容即可。

2. 使用規(guī)范化簡稱。凡不是人人周知或只在特定領(lǐng)域、特定人群中使用的簡稱，首次出現(xiàn)的時候要全稱，以后再出現(xiàn)就可以用簡稱。例如“加州”是“加利福尼亞州”的簡稱，首次出現(xiàn)就需要用全稱，“加利福尼亞州（下稱加州）”；另外，使用簡稱要使用約定俗成的規(guī)范用法，例如中紀委、中組部等。

3. 多用陳述句、祈使句，少用描寫句、疑問句和感嘆句。當(dāng)撰寫報告、交代問題時，盡量使用陳述句，將問題表達清晰；當(dāng)布置任務(wù)，傳達精神的時候，應(yīng)盡量使用祈使句，動詞開頭，說明具體怎么做。換句話說，上行文應(yīng)盡量使用陳述句，下行文盡量使用祈使句。而對于描寫的句子，帶有個人感情的疑問句或感嘆句應(yīng)該盡量少用。

四、得體

語言得體是指申論的語言要恰當(dāng)，符合時宜，所謂“見人說人話，見鬼說鬼話”。基本上可以包含兩方面，一是莊重，二是通俗。

莊重一般是針對上行文和平行文，指文雅莊重，嚴肅認真，不能油腔滑調(diào)，胡吹亂侃，詞語要謙虛恭敬，誠摯懇切，體現(xiàn)出對對方的尊重。具體的要求：

1. 要用專用語。為了體現(xiàn)莊重，在公文撰寫中要盡量使用公文的專用語，例如“特派”、“驚悉”、“茲”、“請予審批”、“妥否，請予批復(fù)”等。

2. 要用書面語，慎用口語，要體現(xiàn)端莊、鄭重。這一點要求應(yīng)該比較容易理解，就是要使用書面語而非口語，因為書面語的語感要比口語更加正式，這符合莊重的要求。例如口語中的“沒有”，在公文中我們應(yīng)該用“未”，“沒有簽訂勞動合同”可以說“未簽訂勞動合同”；“到了”可以用“至”代替，“偷運到了國外”可以說“偷運至境外”。

通俗一般是針對下行文，要求語言通俗易懂，用語肯定明確，平易樸實，要讓下級機關(guān)明確發(fā)文者的意思。具體的要求：

1. 少用專業(yè)術(shù)語，盡量使用人人都知曉的詞句。專業(yè)術(shù)語一般都是專業(yè)領(lǐng)域中使用的語言，這些語言不見得人人都能懂，例如社保金中的“老人”、“新人”、“中人”這樣的詞語不見得人人都懂，因此我們在寫公文的時候就要盡量少用這些語言，如果必須用到，需要對此進行解釋。

2. 少用艱澀難懂的詞語，盡量使用人人都能聽懂的詞句。尤其是對于“致廣大**的一封信”、“宣傳材料”、“公告”這種針對廣大群眾的文種，語言就需要樸實，簡單，要保證“婦孺皆懂”，因此像古文或不太常見的詞語就應(yīng)該少用。

3. 可以考慮使用帶有口語色彩的詞句。下行文可以考慮適當(dāng)使用口語色彩的詞句，這樣增加文章的親近感，拉近撰文者與閱讀者之間的距離。

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