如何在一天半內(nèi)寫好一份報(bào)告？

201*-08-26 23:18:37

許多職場人士在工作中需要寫PPT格式的商業(yè)報(bào)告，如何快速有效的制作報(bào)告就成為一個(gè)實(shí)際的難題，雖然“好”是許多人希望達(dá)到的目標(biāo)，但是仔細(xì)想來，其實(shí)“快”可能是最重要的目標(biāo)，因?yàn)楣ぷ鞔蠖急容^繁忙，思考報(bào)告的同時(shí)也常常被電話，會議等各種事情打斷。但是，快并不容易，許多人都有一個(gè)類似的經(jīng)歷，往往很想好好寫一份重要的報(bào)告，最后卻不知不覺拖延下來，甚至錯(cuò)過deadline，這也是符合拖延癥的心理規(guī)律的。（參考拖延心理學(xué)讀書筆記）

所以，如何快速有效的寫作報(bào)告，成為許多商業(yè)人士的愿望，我根據(jù)自己的實(shí)踐，總結(jié)了一個(gè)一天半制作報(bào)告的辦法，寫出來和大家探討。

我在如何在工作中提高自己的實(shí)際能力中，提到了邏輯力，善于運(yùn)用邏輯力，是快速解決問題的關(guān)鍵。只有真正掌握了假設(shè)思考的人，才能算是有邏輯力的商業(yè)人士。下面說的這種方法，也是基于假設(shè)思考的。

目標(biāo)：一天半寫完一份20-30頁左右的PPT報(bào)告，類型不限。

條件：

1. 了解報(bào)告的目標(biāo)，應(yīng)該已經(jīng)很清楚報(bào)告目標(biāo)，而不是一個(gè)漫無目標(biāo)的“創(chuàng)新”，“增長”之類的。

2. 已經(jīng)做過初步的信息收集（可能是幾個(gè)小時(shí)的網(wǎng)絡(luò)信息搜索，也可能是一些客戶訪談，調(diào)研問卷結(jié)果，或者自己有一些相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)等等）。

3. 自己有一些PPT制作經(jīng)驗(yàn)，了解報(bào)告的結(jié)構(gòu)，善用PPT模板，有一些自己總結(jié)分析的常用PPT最好。

4. 具有一天半完整的時(shí)間，不被其他工作打擾，非常繁忙的人，可以把頭天晚上設(shè)定為那個(gè)半天。

流程：

頭半天：

1. 思考如何解決問題，時(shí)間：2-4小時(shí)。成果：形成一份解決問題的框架。 方法：可以是自己思考，也可以是頭腦風(fēng)暴。要解決的問題是什么？設(shè)定目標(biāo)。從目標(biāo)出發(fā)，想出可能的原因-假設(shè)原因-考慮如何分析，收集信息-分析-相處廣泛的對策-選擇最合適的方案-制定執(zhí)行計(jì)劃。

難點(diǎn)：假設(shè)思考本身是一個(gè)難點(diǎn)，根據(jù)我實(shí)際的觀察，了解過這種方法的人，能實(shí)際運(yùn)用的只有5%-10%，心理障礙也是一個(gè)問題。

2. 畫出故事線，時(shí)間：1小時(shí)。成果：形成一份空白的PPT。

方法：根據(jù)框架，考慮每一頁P(yáng)PT用什么標(biāo)題，大致要寫點(diǎn)什么，快速的把每一頁的PPT設(shè)計(jì)出來，50%可能只有一個(gè)標(biāo)題，自己瀏覽一遍，覺得故事線沒有問題就ok。

難點(diǎn)：設(shè)計(jì)空白PPT需要想象力，思維緊張的時(shí)候需要放松下來，想象自己正在講解這份文檔，思路很快就能打開。

第二天：

3. 根據(jù)故事線PPT開始攢PPT，時(shí)間：8-12小時(shí)，成果：完成PPT報(bào)告。

好的方法就是設(shè)定好時(shí)間。比較復(fù)雜，文字較多的PPT熟手大概需要30分鐘，所以可以設(shè)定30分鐘一頁，30分鐘內(nèi)想好如何設(shè)計(jì)表現(xiàn)方式，快速的填上收集的信息。

難點(diǎn)：關(guān)鍵是恪守時(shí)間，不要禁不住誘惑去調(diào)整PPT中的細(xì)節(jié)，那些都是time killer，關(guān)鍵是完成報(bào)告。

看起來有些簡單，但實(shí)際上這種方法非常切實(shí)可行，實(shí)踐者這種方法的時(shí)候，心中一定要堅(jiān)信自己能做到，認(rèn)真練習(xí)幾次后，就能體會到快速制作報(bào)告帶來的效果。

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