如何寫備忘錄

（一）備忘錄概述

備忘錄是記錄有關(guān)活動(dòng)或事務(wù)，起揭示或提醒作用，以免忘卻的一種記事性文書。備忘錄的類型主要有個(gè)人備忘錄、交往式備忘錄、計(jì)劃式備忘錄。

（二）備忘錄的特點(diǎn)

⒈事務(wù)性。記錄的事項(xiàng)兩類：一類是記錄發(fā)生過的事實(shí)真相。如談判中雙方表達(dá)的承諾，一致或不一致的意見等；另一類是提前記下的計(jì)劃辦理的事項(xiàng)。如上級(jí)發(fā)給下級(jí)的工作要點(diǎn)備忘條；⒉提醒性。提示當(dāng)事人避免忘卻的特性。

（三）、備忘錄的結(jié)構(gòu)和寫法

⒈標(biāo)題。有兩種寫法：一種直接寫文種名稱，即《備忘錄》。另一種由單位、事由和文種組成。如：《××公司與××集團(tuán)公司合作開發(fā)機(jī)電產(chǎn)品會(huì)談備忘錄》。

⒉商務(wù)談判備忘錄正文。個(gè)人備忘錄和計(jì)劃式備忘錄的正文寫法自由，不拘一格，寫下事項(xiàng)要點(diǎn)即可。

（四）商務(wù)談判備忘錄正文的一般寫法：

⒈導(dǎo)言。記錄談判的基本情況，包括：雙方單位名稱、談判代表姓名、會(huì)談時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)談項(xiàng)目等。

⒉主體。記錄雙方的談判情況，包括：討論的事項(xiàng)、一致或不一致的意見、觀點(diǎn)和做出的有關(guān)承諾。主體內(nèi)容的記錄類似于意向書的寫法，通常采用分條列項(xiàng)式記錄。

⒊結(jié)尾。多數(shù)不另寫結(jié)尾。

⒋商務(wù)談判備忘錄落款。各方談判的代表簽字、標(biāo)明時(shí)間。

（五）注意事項(xiàng)：內(nèi)容詳實(shí)、具體、完備。語(yǔ)言要樸實(shí)、準(zhǔn)確。

【案例】圖—1

備忘錄

發(fā)給：××——秘書

發(fā)自：××——行政部經(jīng)理

日期：2003年1月6日

內(nèi)容：總經(jīng)理來京行程安排

總經(jīng)理將于2003年1月日8星期三到達(dá)北京，并將于1月10日下午離開返回香港。希望你安排一下總經(jīng)理在北京期間的行程。并經(jīng)我確認(rèn)后發(fā)到香港辦公室。

【簡(jiǎn)析】這是一則企業(yè)內(nèi)部計(jì)劃式備忘錄。正文首部寫收、發(fā)對(duì)象、時(shí)間和內(nèi)容提要，主體部分內(nèi)容是上司對(duì)下級(jí)近期工作的提示。這種企業(yè)自印的工作計(jì)劃備忘錄稿箋，使用時(shí)只要填上收、發(fā)人和正文內(nèi)容即可，很方便。正文由首部和主體部分的一篇短函構(gòu)成。學(xué)習(xí)傳真的寫作，重點(diǎn)應(yīng)放在明確正文的首部應(yīng)撰寫什么內(nèi)容和應(yīng)采取什么格式。這一份傳真的首部格式規(guī)范，包含的內(nèi)容齊全，值得學(xué)習(xí)。

【案例】

龍湖公司與××公司會(huì)談備忘錄

中國(guó)龍湖公司(簡(jiǎn)稱甲方)與×國(guó)××公司(簡(jiǎn)稱乙方)的代表，于200×年×月×日在××市甲方總部就興辦合資項(xiàng)目進(jìn)行了初步協(xié)商，雙方交換了意見，并作出有關(guān)承諾。為便于將來繼續(xù)洽談，形成備忘條款如下：

一、依據(jù)雙方的交談，乙方同意就合資經(jīng)營(yíng)××項(xiàng)目進(jìn)行投資，投資金額太約為×××萬美元。投資方式待進(jìn)一步磋商。甲方用廠房、場(chǎng)地、機(jī)器設(shè)備作為投資，其作價(jià)原則和辦法，亦待進(jìn)一步協(xié)商。

二、關(guān)于利潤(rùn)分配的原則，沒有取得一致意見。乙方認(rèn)為自己的投入既有資金，又有技術(shù)，

應(yīng)該占60％一70％，甲方則認(rèn)為應(yīng)該按投資比例分成。乙方代表表示，利潤(rùn)分配比例愿意考慮甲方的意見，希望另定時(shí)間協(xié)商確定。

三、合資項(xiàng)目生產(chǎn)的××產(chǎn)品，乙方承諾在國(guó)際市場(chǎng)上銷售產(chǎn)量的45％，甲方希望乙方將銷售額提高到70％～75％，其余的在中國(guó)市場(chǎng)上銷售。

四、工廠的規(guī)模、合資年限以及其他有關(guān)事項(xiàng)，尚未詳細(xì)討論，雙方都認(rèn)為待第二項(xiàng)內(nèi)容向各自的上級(jí)匯報(bào)確定后，再商議；

五、這次洽談雖未能解決主要問題，但雙方都表達(dá)了合作的愿望。期望在今后的兩個(gè)月內(nèi)再行接觸，以便進(jìn)一步協(xié)商洽談合作事宜。再次洽談的具體時(shí)間待雙方磋商后再定。中國(guó)龍湖公司×國(guó)××公司

代表×××(簽章)：代表×××(簽章)：

二○○×年×月×日

【簡(jiǎn)析】這是一篇商務(wù)談判備忘錄。正文導(dǎo)言簡(jiǎn)介了談判的基本情況和寫作本文的目的。主體部分分條列項(xiàng)記錄了會(huì)談中的一致或不一致的意見和愿望，內(nèi)容實(shí)在、具體，可為下一次雙方繼續(xù)談判起提示作用，或者提供基礎(chǔ)平臺(tái)。全文語(yǔ)言樸實(shí)，格式規(guī)范，頗能體現(xiàn)交往備忘錄的特點(diǎn)。注意商務(wù)談判紀(jì)要與商務(wù)談判備忘錄的區(qū)別：效力不同。商務(wù)談判紀(jì)要有一定的約束力，商務(wù)談判備忘錄只起提示、備忘作用，沒有約束力。內(nèi)容不同。商務(wù)談判紀(jì)要中記的主要是雙方的一致性意見，商務(wù)談判備忘錄記的不一定是談判達(dá)成的一致意見，是為日后談判、洽談或磋商所提示的問題。

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