常用公文寫作格式及范文大全
公文格式(函、請(qǐng)示、報(bào)告、通知、規(guī)定的公文格式)之一
函的寫作格式
函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等。
公函包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、發(fā)文機(jī)關(guān)、日期、函告的事項(xiàng)、結(jié)語等。
①標(biāo)題
一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種或者事由、文種組成。一般發(fā)函為《關(guān)于**(事由)的函》;復(fù)函為《關(guān)于**(答復(fù)事項(xiàng))的復(fù)函》。
②正文
一般包括三層：簡(jiǎn)要介紹背景情況;商洽、詢問、答復(fù)的事項(xiàng)和問題;希望和要求，如："務(wù)希研究承復(fù)"，敬請(qǐng)大力支持為盼"等。
函的寫作范例
四川省電力工業(yè)局關(guān)于
在寶珠寺水電站庫區(qū)進(jìn)行開發(fā)有關(guān)意見的函
廣元市人民政府:
寶珠寺水電站于1996年10月開始蓄水,1996年年底首臺(tái)機(jī)組投產(chǎn)發(fā)電,水庫已基本形成。據(jù)了解,目前庫區(qū)有關(guān)部門正積極籌劃在寶珠寺水電站庫區(qū)發(fā)展旅游業(yè)和養(yǎng)殖業(yè)。為保障水庫和大壩的安全運(yùn)行,現(xiàn)將我局有關(guān)意見函告如下。
一、寶珠寺水電站是由國家開發(fā)銀行貸款,四川省電力工業(yè)局負(fù)責(zé)還貸建設(shè)的重點(diǎn)水電工程。
四川省電力工業(yè)局既是寶珠寺水電站工程的業(yè)主,又是工程主管部門。按照國家有關(guān)基本建設(shè)"誰投資,誰受益",的原則,四川省電力工業(yè)局擁有寶珠寺水電站工程(包括水庫)的管理權(quán)和開發(fā)權(quán),寶珠寺水電廠直接受四川省電力工業(yè)局領(lǐng)導(dǎo),是寶珠寺水電站工程管理和開發(fā)的直接主體。盡管如此,為支持庫區(qū)移民發(fā)展生產(chǎn),根據(jù)《四川省大型水電工程建設(shè)征地補(bǔ)償和移民安置辦法》第三十條"大型電站形成后的水面和消落區(qū),在服從工程管理機(jī)構(gòu)的統(tǒng)一指揮、管理、調(diào)度和保證工程安全的前提下,由當(dāng)?shù)乜h級(jí)以上人民政府統(tǒng)籌組織移民優(yōu)先開發(fā)利用"和水利電力部頒發(fā)的《水利水電工程管理?xiàng)l例》第二十三條"開展綜合經(jīng)營事業(yè),應(yīng)由工程管理單位統(tǒng)一規(guī)劃�？捎晒こ坦芾韱挝蛔誀I,也可以與有關(guān)單位簽訂經(jīng)濟(jì)合同,進(jìn)行協(xié)作或聯(lián)合經(jīng)營,應(yīng)注意有關(guān)社隊(duì)利益,搞好團(tuán)結(jié)和生產(chǎn)"的精神,我局原則同意當(dāng)?shù)乜h級(jí)以上人民政府統(tǒng)籌組織庫區(qū)移民對(duì)寶珠寺水電站庫區(qū)進(jìn)行適當(dāng)開發(fā),但任何開發(fā)活動(dòng)必須服從寶珠寺水電廠的統(tǒng)一規(guī)劃,并與寶珠寺水電廠簽訂有關(guān)經(jīng)濟(jì)、安全、責(zé)任方面的協(xié)議。
二、根據(jù)國務(wù)院頒發(fā)的《水庫大壩安全管理?xiàng)l例》第十條"興建大壩時(shí),建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)按照批準(zhǔn)的設(shè)計(jì),提請(qǐng)縣級(jí)以上人民政府依照國家規(guī)定劃定管理和保護(hù)范圍"的規(guī)定,寶珠寺水電站應(yīng)劃定管理和保護(hù)范圍。但寶珠寺水電站首臺(tái)機(jī)組剛投產(chǎn),大壩未全部建成,大壩管理和保護(hù)范圍尚未劃定,依照批準(zhǔn)設(shè)計(jì)和國家有關(guān)規(guī)定,大壩上游3-5公里,以及整個(gè)庫區(qū)征地線以下,屬大壩管理和保護(hù)范圍。
根據(jù)《水庫大壩安全管理?xiàng)l例》第十七條"在大壩管理和保護(hù)范圍內(nèi)修建碼頭、魚塘的,須經(jīng)大壩主管部門批準(zhǔn)"和《水利水電工程管理?xiàng)l例》第十一條"確有必要在水利水電工程保護(hù)范圍內(nèi)進(jìn)行建設(shè)等活動(dòng),應(yīng)征得水利電力主管機(jī)關(guān)的同意"的規(guī)定,任何單位在寶珠寺水電站大壩管理和保護(hù)范圍內(nèi)進(jìn)行開發(fā)活動(dòng),必須經(jīng)四川省電力局批準(zhǔn)后方可實(shí)施,未經(jīng)我局批準(zhǔn)擅自在大壩保護(hù)和管理范圍內(nèi)搞開發(fā),都是違反國務(wù)院規(guī)定的。
三、凡是在水庫以內(nèi)的任何開發(fā)和經(jīng)營活動(dòng),必須服從寶珠寺水電廠對(duì)水庫的統(tǒng)一運(yùn)用調(diào)度,不得影響水庫的安全運(yùn)行。庫區(qū)的利用應(yīng)在服從電廠的統(tǒng)一規(guī)劃的前提下統(tǒng)籌規(guī)劃,有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行。
以上意見,特此函告。感謝貴府及其它各級(jí)地方政府對(duì)電力部門的工作給予大力支持和幫助。
關(guān)于鄂穗兩地?cái)y手聯(lián)合打撈"中山艦"的函
湖北省人民政府：
現(xiàn)沉于長江金口赤礬山江底的"中山艦"，是中國現(xiàn)代革命史上的重要?dú)v史文物，盡快將其打撈、修復(fù)和陳列展覽，是海內(nèi)外同胞的共同心聲。
"中山艦"是重要的革命歷史文物。該艦192喀年參加"保衛(wèi)大武漢會(huì)戰(zhàn)"時(shí)被日軍炸沉。盡快打撈"中山艦"，使其重展英姿，是一件深得海內(nèi)外同胞和兩岸有識(shí)之士擁戴的義舉。這對(duì)于充實(shí)完善中國現(xiàn)代革命史文物，并重現(xiàn)其歷史價(jià)值，加強(qiáng)愛國主義教育和革命傳統(tǒng)教育，增強(qiáng)整個(gè)中華民族的凝聚力和向心力，改善兩岸關(guān)系，促進(jìn)臺(tái)灣回歸祖國大業(yè)的早日實(shí)現(xiàn)，都具有重要的意義和作用。
由于"中山艦"在廣州的時(shí)間長達(dá)21年，且圍繞"中山艦"的幾次主要?dú)v史事件都發(fā)生在廣州。因此，"中山艦"是把廣州建設(shè)成為中國現(xiàn)代革命史教育基地，向廣州、全國乃至海內(nèi)外同胞進(jìn)行愛國主義教育和革命傳統(tǒng)教育不可缺少的文物。近幾年采，廣東省、廣州市人大、政協(xié)、民革，黃埔軍校同學(xué)會(huì)中的不少代表、委員、成員，各界有關(guān)專家學(xué)者、人民群眾，以及港澳臺(tái)同胞、海外華僑、華人，紛紛向廣州市政府采電來函.希望廣州市政府主動(dòng)與貴省聯(lián)系章一起盡快組織打撈"中山艦"，并進(jìn)行修復(fù)和陳列。為此，我們經(jīng)過認(rèn)真研究.提出由兩地政府本著相互合作、相互支持的態(tài)度，協(xié)商聯(lián)合打撈，修復(fù)。展出的辦法和有關(guān)問題。
專此函達(dá)，請(qǐng)答復(fù)。
廣州市人民政府(蓋章)
X X年x月X日
公文格式(函、請(qǐng)示、報(bào)告、通知、規(guī)定的公文格式)之二
通知格式：(指示性通知)
北京積水潭醫(yī)院關(guān)于××××××的通知
各科室：
××××××××××××××××××××××××××××××××
××××××××××××××××××××××××××××。
北京積水潭醫(yī)院二○○五年三月十日
例文(指示性通知)
國務(wù)院關(guān)于調(diào)整證券交易印花稅中央與地方分享比例的通知
國發(fā)(1996)×號(hào)
各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國務(wù)院各部委、各直屬機(jī)構(gòu):
改革開放以來，我國證券交易市場(chǎng)有了很大發(fā)展，證券交易規(guī)模不斷擴(kuò)大，證券交易印花稅也有了較大幅度的增長。為進(jìn)一步規(guī)范證券交易市場(chǎng)，妥善處理中央與地方的合配比例，增強(qiáng)中央宏觀調(diào)控能力，國務(wù)院決定，自1997年1日1日起，將證券交易印花稅分享比例由現(xiàn)行的中央與地方各50%，調(diào)整為中央80%、地方20%。有關(guān)地區(qū)和部門要從全局出發(fā)，繼續(xù)做好證券交易印花稅的征收管理工作，進(jìn)一步促進(jìn)我國證券市場(chǎng)的健康發(fā)展。
中華人民共和國國務(wù)院
一九九六年十二月十六日
通知格式：(會(huì)議性通知)
關(guān)于×××××××××××××××會(huì)議的通知
各職能處室：
定于×月×日召開××××會(huì)。現(xiàn)將有關(guān)事宜通知如下：
會(huì)議議題××××××××××××××××××××××××××××。
參加人員××××××××××××××××××××××××××××。
會(huì)議時(shí)間×月×——×日(會(huì)期×××，×××××報(bào)到。)
會(huì)議地點(diǎn)××××××××××××××××××××××××××××。
有關(guān)事宜(一)××××××××××××××××××××××××××××。
(二)××××××××××××××××××××××××××××。
(三)×××××××××××。
聯(lián)系人：×××，電話：××××××××，傳真：××××××××。
北京積水潭醫(yī)院
××××年×月×日
例文(會(huì)議通知)
關(guān)于召開全區(qū)宣傳部長會(huì)議的通知
各市委宣傳部，柳鐵黨委宣傳部：
定于9日9-10日召開全區(qū)宣傳部長座談會(huì)，現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：
一、會(huì)議議題傳達(dá)學(xué)習(xí)中宣部召開的部分省區(qū)市宣傳部長座談會(huì)精神;總結(jié)交流我區(qū)前八個(gè)月宣傳思想工作;研究部署下一步工作。
二、參加人員各市委宣傳部長、柳鐵黨委宣傳部長。
三、會(huì)議時(shí)間9日9-10日(會(huì)期一天半，9日8日下午報(bào)到)。
四、會(huì)議地點(diǎn)報(bào)到及住宿地點(diǎn)：南寧市七星路廣西宣傳干部培訓(xùn)中心。會(huì)場(chǎng)：區(qū)黨委辦公樓三樓會(huì)議室。
五、有關(guān)事項(xiàng)
(一)請(qǐng)參加會(huì)議人員準(zhǔn)備約15分鐘的發(fā)言。請(qǐng)將發(fā)言材料打印50份，在報(bào)到時(shí)交會(huì)務(wù)組(打印要求：16開幅面，在左上角用四號(hào)楷體注明“全區(qū)宣傳部長座談會(huì)發(fā)言材料”)。
(二)請(qǐng)各市委宣傳部長、柳鐵黨委宣傳部長安排好會(huì)議期間的各項(xiàng)工作，準(zhǔn)時(shí)出席會(huì)議。在外出差、學(xué)習(xí)的，加無特殊情況，務(wù)請(qǐng)回邕參加會(huì)議。
(三)請(qǐng)各市委宣傳部、柳鐵黨委宣傳部于9月5日下午下班前將參加會(huì)議人員名單報(bào)到自治區(qū)黨委宣傳部辦公室。
聯(lián)系人：×××，電話：××××，傳真：××××××。
中共廣西壯族自治區(qū)委員會(huì)宣傳部
二○○三年九月四日
《通知》寫作要點(diǎn)
通知是下行文，要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理、執(zhí)行或服從安排的文種。通知講究時(shí)效性，是告知立即辦理、執(zhí)行或周知的事項(xiàng)。
一、標(biāo)題：制發(fā)機(jī)關(guān)+事由+通知。
二、正文：㈠通知前言：即制發(fā)通知的理由、目的、依據(jù)。例如“為了解決×××的問題，經(jīng)×××批準(zhǔn)，現(xiàn)將×××，具體規(guī)定通知如下。㈡通知主體：寫出通知事項(xiàng)，分條列項(xiàng)，條目分明。
三、結(jié)尾：三種寫法：㈠意盡言止，不單寫結(jié)束語。
㈡在前言和主體之間，如未用“特作如下通知”作為過渡語，結(jié)尾可用“特此通知”結(jié)尾。
㈢再次明確主題的段落描寫。
公文格式(函、請(qǐng)示、報(bào)告、通知、規(guī)定的公文格式)之三
報(bào)告格式：(建議報(bào)告)
關(guān)于××××××的報(bào)告
院領(lǐng)導(dǎo)：
根據(jù)×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××現(xiàn)將主要情況報(bào)告如下：
一、×××××××××××××××××××××××××××××。
二、××××××××××××××××××。以上意見如無不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)各部門執(zhí)行。
北京積水潭醫(yī)院××處
××××年×月×日
例文(建議報(bào)告)
關(guān)于開展強(qiáng)化免疫活動(dòng)消滅脊髓灰質(zhì)炎的報(bào)告
國務(wù)院：
脊髓灰質(zhì)炎(俗稱小兒麻痹)是一種不能有效治療，卻可用疫苗徹底預(yù)防的急性傳染病。為實(shí)現(xiàn)《九十年代中國兒童發(fā)展規(guī)劃綱要》規(guī)定的一九九五年消滅脊髓灰質(zhì)炎的目標(biāo)，國家決定開展強(qiáng)化免疫活動(dòng)�，F(xiàn)將有關(guān)情況報(bào)告如下：
一、自我國開展計(jì)劃免疫工作以來，脊髓灰質(zhì)炎疫苗接種率提高，發(fā)病率顯著下降，取得了可喜的戰(zhàn)績(jī)。
二、在冬季，脊髓灰質(zhì)炎病毒傳播能力最弱。為此，決定從現(xiàn)在起至一九九五年一月期間，每年的十二月五日和一月五日，對(duì)全國四歲以下兒童各加服一次疫苗。
以上意見如無不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)各地區(qū)、各部門執(zhí)行。
衛(wèi)生部
一九九三年十月二日
報(bào)告格式：(情況報(bào)告)
關(guān)于××××××的報(bào)告
根據(jù)××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××現(xiàn)將主要情況報(bào)告如下：
××××××××××××××××××××××××××××××××針對(duì)××××××，提出以下建議：一、×××××××××××××××××××。二、×××××××××××××××××××。
北京積水潭醫(yī)院××處
××××年×月×日
《報(bào)告》寫作要點(diǎn)
報(bào)告是向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見或建議、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)詢問時(shí)用的陳述性公文。
一、標(biāo)題：制發(fā)機(jī)關(guān)+事由+報(bào)告;報(bào)告前可加“緊急”。
二、正文：㈠事由：直陳其事，把情況及前因、后果寫清楚。㈡事項(xiàng)：寫工作步驟、措施、效果。也可以寫工作的意見、建議或應(yīng)注意的問題。
三、結(jié)尾：可寫“特此報(bào)告”、“專此報(bào)告”，后面不用任何標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，或“以上報(bào)告如無不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)各地、各部門執(zhí)行”，或“以上報(bào)告，請(qǐng)指示”等語。注意事項(xiàng)：概述事實(shí)，重點(diǎn)突出，中心明確，實(shí)事求是，有針對(duì)性。
公文格式(函、請(qǐng)示、報(bào)告、通知、規(guī)定的公文格式)之四
請(qǐng)示格式：(事務(wù)性請(qǐng)示)
關(guān)于在我院開展×××工作的請(qǐng)示
院領(lǐng)導(dǎo)：
近一段時(shí)間來，我院××××××××××，為了×××××××××××，擬在我院開展×××××××××。具體意見如下：
一、×××××××××××××××××××××××××××××。
二、××××××××××××××××××××××。
三、××××××××××××××××××××。
以上意見已經(jīng)各分會(huì)主席同意，如無不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)各部門執(zhí)行。
北京積水潭醫(yī)院工會(huì)
××××年×月×日
例文(事務(wù)性請(qǐng)示)
關(guān)于在全國開展基本農(nóng)田保護(hù)工作的請(qǐng)示
國務(wù)院：
為了全面貫徹落實(shí)黨的十三屆八中全會(huì)精神，鞏固和發(fā)展劃定基本農(nóng)田保護(hù)區(qū)這項(xiàng)工作的成果，擬在全國推廣這一做法。具體意見如下：
一、明確指導(dǎo)思想，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。………………
二、根據(jù)不同地區(qū)確定保護(hù)重點(diǎn)。………………
三、建立基本農(nóng)田的保護(hù)制度及地方補(bǔ)償制度。………………以上意見已商得國家計(jì)委、財(cái)政部、建設(shè)部等部門意見，如無不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)各地區(qū)、各部門執(zhí)行。
國家土地管理局
一九九一年一月二日
院長辦公會(huì)請(qǐng)示格式：主管領(lǐng)導(dǎo)批示：
關(guān)于××××的請(qǐng)示
院領(lǐng)導(dǎo)：
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。此文是否提交院辦公會(huì)討論，請(qǐng)指示。
積水潭醫(yī)院××處
×年×月×日
《請(qǐng)示》寫作要點(diǎn)
請(qǐng)示是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示或批準(zhǔn)的呈請(qǐng)性、期復(fù)性公文。
一、標(biāo)題：制發(fā)機(jī)關(guān)名稱+事由+請(qǐng)示。
二、正文：㈠請(qǐng)示的原因：陳述情況，闡述理由，講情必要性和可能性，最后用“為此，請(qǐng)示如下”。㈡請(qǐng)示的事項(xiàng)：寫明請(qǐng)示要求，如請(qǐng)求物資要寫明品名、規(guī)格、數(shù)量，請(qǐng)求資金要寫明金額。
三、結(jié)尾語：多用“上述意見，是否妥當(dāng)，請(qǐng)指示”。“特此請(qǐng)示，請(qǐng)予批準(zhǔn)”，“以上請(qǐng)求，請(qǐng)予審批”，“以上請(qǐng)示，請(qǐng)予批復(fù)”，“以上請(qǐng)示，如無不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)各部門執(zhí)行”等語。
注意事項(xiàng)：一文一事;一個(gè)主送機(jī)關(guān);逐級(jí)請(qǐng)示。
規(guī)定格式：
北京積水潭醫(yī)院××××的規(guī)定(××××年×月×日)
第一條××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
第二條×××××××××××××××××××××××。
例文(行政法規(guī)類規(guī)定)
北京市關(guān)于禁止燃放煙花爆竹的規(guī)定
(一九九三年十月十二日北京市第十屆人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第六次會(huì)議通過)
第一條為了保障國家、集體財(cái)產(chǎn)和公民人身財(cái)產(chǎn)安全，防止環(huán)境污染，維護(hù)社會(huì)秩序，根據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合本市情況，制定本規(guī)定。
第二條本規(guī)定由各級(jí)人民政府組織實(shí)施。……第十一條本規(guī)定具體應(yīng)用中的問題，由市人民政府負(fù)責(zé)解釋。
第十二條本規(guī)定自一九九三年十二月一日起施行。
《規(guī)定》寫作要點(diǎn)
規(guī)定是由機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和企業(yè)事業(yè)單位對(duì)某一方面工作或行為做出具體規(guī)約的文件。
一、標(biāo)題：地域+內(nèi)容+文件種類(規(guī)定、管理辦法、細(xì)則、規(guī)則等)。
二、正文：
(一)正文的內(nèi)容通過“條”的形式表述，按順序依次排列。“條”是法規(guī)的基本單位。
(二)“條”的內(nèi)容較多時(shí)可分為“款”，“款”的內(nèi)容較多時(shí)可分為“項(xiàng)”。
(三)根據(jù)內(nèi)容的需要，可以在“條”上設(shè)“章”。規(guī)約性公文的結(jié)構(gòu)包括：依據(jù)與目的、適用范圍、主管機(jī)關(guān)、行為規(guī)則、違法處理、解釋機(jī)關(guān)、施行時(shí)間、其他條款。某一文件不一定全部包括上述各部分。書寫要求
字號(hào)規(guī)格
公文標(biāo)題居中排一行或數(shù)行。公文標(biāo)題用2號(hào)宋體。正文用3號(hào)仿宋。一般每頁22行，每行28個(gè)字。用A4紙打印。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”;第二層為“㈠”;第三層為“⒈”;第四層為“⑴”。成文時(shí)間用漢字，“零”可寫為“○”，右空4個(gè)字。印章上不壓正文，下壓日期，“騎年蓋月”。
所謂 騎年就是蓋章的時(shí)候，要蓋在年份的上面，章子有1/3是在年份下面，就好像騎上去了一樣，而同時(shí)，章子要把月份整個(gè)蓋住，這就是蓋月，主要是為了防止篡改公文日期。
行政機(jī)關(guān)公文撰寫的一般步驟和方法
公文是對(duì)履行公務(wù)的機(jī)關(guān)（單位）的意志所作的正式的意思表述，因此公文的撰寫具有較強(qiáng)的規(guī)范性和穩(wěn)定性。
一、明確行文目的和行文要求
行文目的就是作者試圖通過制發(fā)公文而實(shí)現(xiàn)的結(jié)果；行文要求是指為實(shí)現(xiàn)這一結(jié)果而由作者向受文者提出的愿望。因此，無論是形成行文意向的領(lǐng)導(dǎo)，還是“奉命而作”的撰稿人，首先都必須對(duì)行文目的、行文要求有統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)，否則難保公文的質(zhì)量和發(fā)文單位向受文者表達(dá)的愿望的實(shí)現(xiàn)。
二、確立主題
主題是公文的靈魂，表達(dá)了發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)有關(guān)公務(wù)辦理的立場(chǎng)、觀點(diǎn)。確定公文的主題應(yīng)該做到：
（一）要符合黨和國家的政策法令�！秶倚姓䴔C(jī)關(guān)公文處理辦法》第25條明確草擬公文應(yīng)“符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。”
（二）要符合機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意圖。
（三）要單一、鮮明，有強(qiáng)烈的針對(duì)性。單一，就是一篇公文只能有一個(gè)主題。鮮明，就是肯定什么、否定什么、贊揚(yáng)什么、批評(píng)什么、提倡什么、制止什么，不能含糊不清。強(qiáng)烈的針對(duì)性，就是主題所包含的意見、主張、辦法、措施，是為何人、何事、何問題而提出的，清清楚楚，便于人們?nèi)菀桌斫�、把握、貫徹、�?zhí)行。
三、選擇文種
文種是公文標(biāo)題的重要組成部分，作用主要在于概括表明文件的性質(zhì)、用途與發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍，為公文的撰寫提供便利。
正確選擇文種的三個(gè)依據(jù)：
（一）根據(jù)作者與受文者之間的工作關(guān)系來選擇上行、平行、下行文種。領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系、平行與不相隸屬的關(guān)系要分別用不同文種。
（二）根據(jù)作者的法定權(quán)限選擇文種。如“命令”等。
（三）根據(jù)行文目的和行文要求以及表現(xiàn)主題的需要選擇文種。如“請(qǐng)示”、“報(bào)告”。
四、安排結(jié)構(gòu)
一篇完整的公文，有開頭（緣由），主體（事項(xiàng)）、結(jié)尾三部分。
（一）公文開頭的方式：講究“直”、禁忌“曲”，開門見山，直話直說，用簡(jiǎn)要的文句說明全文的目的或結(jié)論。有“交代式”、“結(jié)論式”、“概述式”、“簡(jiǎn)介式”。
（二）公文主體的方式：
1．按事物發(fā)展的時(shí)間順序排列。通報(bào)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要常用。
2．按事件構(gòu)成要素的邏輯次序排列。即按時(shí)間、地點(diǎn)、人物（單位）、過程、原因、結(jié)果、善后等邏輯次序組織正文。報(bào)告、通報(bào)、通知常用。
３．按提出問題——分析問題——解決問題的事理邏輯層次排列。大多數(shù)公文可用。
4．按構(gòu)成事物總體的各“部分”的性質(zhì)及相互關(guān)系排列。規(guī)范性文件，指導(dǎo)性文件常用。
（三）公文的結(jié)尾方法：除了公告、決定、通告、通知、函沒有專門的開頭、結(jié)尾部分外，常見的公文結(jié)尾有幾種方式：
1．期請(qǐng)式：即在結(jié)尾處寫上期望、請(qǐng)求一類的話。請(qǐng)示、報(bào)告、函常用。
2．總結(jié)式：用揭示主題、總括全文主要意見的話結(jié)束全文。通報(bào)、報(bào)告常用。
3．說明式：即把需要補(bǔ)充說明的內(nèi)容寫在文末。法規(guī)、辦法常用。
4．號(hào)召式：公文最后結(jié)束時(shí)發(fā)出號(hào)召、提出要求。決定、通告、通報(bào)、通知常用。
5．首尾照應(yīng)式：隔著主體，互相照應(yīng)，給人一種完整的感覺，又收到概括全文、突出主題、加深讀者印象的效果。有“鳳頭豹尾”之說。請(qǐng)示、報(bào)告、意見以及法規(guī)性公文、指導(dǎo)性公文常用。
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