公司公文規(guī)定格式

1、公文一律采用A4或B5型號(hào)的紙張打印，頁(yè)面邊距按標(biāo)準(zhǔn)版面。

2、公文的字體采用“宋體”形式。

3、公文的文頭位于首頁(yè)最上端，采用“加粗一號(hào)宋體”字體，為公司名稱（凱諾晟商貿(mào)有限公司），文頭第二行，采用公文“加粗小初號(hào)宋體”寫“文件”兩字；發(fā)文字號(hào)位于文頭第二行之下，由發(fā)文部門代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號(hào)組成；以上并居中。下劃一道4.5磅的雙實(shí)線（細(xì)線在上，粗線在下）。

4、所有正式的對(duì)外文件要求統(tǒng)一排序，各部門代字如下： 總經(jīng)辦粵晟總字

行政部粵晟行字

財(cái)務(wù)部粵晟財(cái)字公司粵晟字

5、公文的標(biāo)題要簡(jiǎn)潔、明確，采用“加粗一號(hào)黑體”字體。

6、公文的正文要做到一文一事；正文超過(guò)一頁(yè)的要加頁(yè)碼；正文采用“四號(hào)”字體。

7、公文的附件位于正文之下，成文日期之上，前面書寫“附”字樣，其后分別標(biāo)出附件序號(hào)（只有一件時(shí)不標(biāo)）、附件標(biāo)題和份數(shù)（只有一份時(shí)不標(biāo)）。

8、公文稍偏右排寫“特此通知”，另起一行偏左排寫“請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行！”并空兩個(gè)空格，采用“三號(hào)”字體。

9、公文的審批人位于文件底部左側(cè)，是代表公司或部門最后核查并批準(zhǔn)向外發(fā)出公文的簽名，目的在于表明公司或部門發(fā)文的具體責(zé)任者，另起一行寫明審批人職位及姓名，采用“三號(hào)”字體。

10、公文的呈送部門位于審批人職位及姓名以下，寫明呈送部門，采用“三

號(hào)”字體，所占區(qū)域用一條與圖文區(qū)等寬的平行實(shí)線作為界線。

11、公文的抄報(bào)、抄送部位于末頁(yè)下端，采用“三號(hào)”字體所占區(qū)域用一條與圖文區(qū)等寬的平行實(shí)線作為界線，形成“抄報(bào)、抄送”欄。頂格靠左書寫“抄報(bào)：”、“抄送：”字樣，其后依次標(biāo)有各抄報(bào)、抄送部門，其間用標(biāo)點(diǎn)隔開(kāi)。

12、成文公司名稱（頂格寫，其余隨后）、校對(duì)員名字、日期位于正文的末頁(yè)最下端，要求用漢字表明完整的年、月、日，并在日期前頂格寫上公司名稱，采用“三號(hào)”字體，所占區(qū)域用一條與圖文區(qū)等寬的平行實(shí)線作為界線。

13、主送、抄報(bào)、存檔文件均使用原件，抄送文件使用復(fù)印件。

14、公文中出現(xiàn)的所有數(shù)字與日期，全部用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，法律文件中的數(shù)字用漢字書寫。

15、各部門在撰制發(fā)放范圍為公司內(nèi)部的公文時(shí)，如文中需重復(fù)使用公司名稱，則可使用規(guī)范化簡(jiǎn)稱（法律文件一律使用全稱）。各公司名稱的規(guī)范化簡(jiǎn)稱統(tǒng)一如下：XX公司簡(jiǎn)稱為“XX”， XX公司簡(jiǎn)稱為“XX”。

樣本格式如下：

佛山市凱諾晟商貿(mào)有限公司

文件

粵晟字【201*】092802號(hào) 關(guān)于XX

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附：1.*********

2.*********

特此通知

請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行！

審批人：

XX/XX

呈送：董事會(huì)抄送：公司總部各部門各分公司凱諾晟商貿(mào)有限公司校對(duì)員：XX年X月X日印發(fā)

公司公文一般格式

參閱幾份有關(guān)公司公文格式的資料，其所擬的格式各有千秋，莫衷一是。甚感茫然。汲取他們的長(zhǎng)處，初擬本公司公文格式，以便本公司今后在制作文件時(shí)有一個(gè)統(tǒng)一的格式。

一 、公文用紙及版面規(guī)格

采用A4紙。頁(yè)邊距離：上3.7cm, 下3.5cm，左2.8cm，右2.6cm,每頁(yè)22行，每行28字。

二、秘密等級(jí)和保密期限（或緊急程度）

用3號(hào)宋黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第一行，秘密等級(jí)和保密期限之間用“★”隔開(kāi)。

三、文頭字體（離版頭宋體三號(hào)空兩行）

大號(hào)黑體字、黑變體字或標(biāo)準(zhǔn)體、宋體字套色（一般為紅色，文件紙已印刷）

四、發(fā)文字號(hào)，

發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)三部分組成。

代字：發(fā)文機(jī)關(guān)名稱極度簡(jiǎn)縮；

年份（年度），用阿拉伯?dāng)?shù)字寫全，外加六角括號(hào)“﹝ ﹞”

序號(hào)，不加“第”字，也不加“0”。

用3號(hào)仿宋體，居中，離文件頭宋體字兩行。

五、簽發(fā)人

“簽發(fā)人”3字后標(biāo)全角冒號(hào)，用3號(hào)仿宋體，簽發(fā)人姓名用3號(hào)楷體居右空1字標(biāo)識(shí)，與發(fā)文字號(hào)在同一行（這時(shí)發(fā)文字號(hào)應(yīng)移到左邊）。

六、公文標(biāo)題

用小二號(hào)黑宋體。離發(fā)文字號(hào)下空2行，居中排布。

七、主送機(jī)關(guān)

在標(biāo)題下空1行，用3號(hào)仿宋體，左側(cè)頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)。

八、正文

在主送機(jī)關(guān)之下左空2字，用3號(hào)仿宋體標(biāo)識(shí)，回行頂格。

九、附件

用3號(hào)仿宋體字，離正文空一行；左空2字標(biāo)識(shí)，“附件”后標(biāo)全角冒號(hào)；若有序號(hào)，用3號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，序號(hào)與附件名稱之間用圓點(diǎn)隔開(kāi)；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

十、成文時(shí)間和印章

單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。

成文時(shí)間離附件空3行，右空4字，為仿宋3號(hào)字，成文時(shí)間用漢字，“零”應(yīng)寫為“〇”；

加蓋印章應(yīng)“上不壓正文，下壓日期”，即上弧距正文2mm～4mm，端正、居中，下壓成文時(shí)間，印章用紅色。

當(dāng)印章下弧無(wú)文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時(shí)間上； 當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時(shí)間上。

若要署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱的，則離附件空2行，在成文日期之上。若名稱比成文日期短，則居日期中間；若比日期長(zhǎng)，則首字比成文日期左移2字。 十一、附注

公文如有附注，在成文時(shí)間下空一行，用3號(hào)仿宋體字，居左空2字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)

十二、主題詞 “主題詞”用3號(hào)黑宋體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)，詞目用3號(hào)宋體字；詞目之間空1字，不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。（主題詞編寫有規(guī)定，另編） 十三、抄送機(jī)關(guān)

如有抄送機(jī)關(guān)，一般用3號(hào)仿宋體字。在主題詞之下，居左空1字；“抄送”二字后加全角冒號(hào)，抄送機(jī)關(guān)較多，回行時(shí)與上一行的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊，抄送機(jī)關(guān)間要用逗號(hào)隔開(kāi)，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)，可以防止私加抄送機(jī)關(guān)或變?cè)旃�文�?/p>

既有主送機(jī)關(guān)又有抄送機(jī)關(guān)時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)置于抄送機(jī)關(guān)之上一行，之間不加分隔線。編排方法同抄送機(jī)關(guān)。

十四、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間

印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期標(biāo)注在抄送機(jī)關(guān)之下(無(wú)抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下)占1行位置。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)日期右空1字。印發(fā)機(jī)關(guān)如果字?jǐn)?shù)太多，可以自行簡(jiǎn)化。印發(fā)日期要用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。

十五、版記

版記應(yīng)置于公文最后一頁(yè)，版記的最后一個(gè)要素置于最后一行

版記中各要素之下均加一條分隔線，分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0. 35 mm），中間的分隔線用細(xì)線（推薦高度為0. 25 mm）。首條分隔線位于版記中第一個(gè)要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。

十六、頁(yè)碼

用4號(hào)半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號(hào)一字線，一字線距離版心下邊緣7mm。單頁(yè)碼居右空1字，雙頁(yè)碼居左空1字�？瞻醉�(yè)和空白頁(yè)以后的頁(yè)不標(biāo)識(shí)頁(yè)碼。

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