辦公室主任崗位說明書

一、 崗位基本情況

崗位名稱：主任 所屬科室：辦公室

崗位編號：XZ—BGS一0l 執(zhí)行人員：

直接上級：院長

直接下級：干事、文秘、司機班組長、駕駛員

二、 崗位職責(zé)與權(quán)限

職責(zé)

概述

在院長的領(lǐng)導(dǎo)下，負責(zé)綜合協(xié)調(diào)、文書檔案管理、會議組織、檢查督導(dǎo)、文秘工作、服務(wù)接待等行政管理工作，充分發(fā)揮辦公室聯(lián)系上下、協(xié)調(diào)左右、溝通內(nèi)外的樞紐作用；按要求完成上級安排的各項指令性任務(wù)。

關(guān)鍵

職責(zé)

具體職責(zé)描述

所需權(quán)限

科室

管理

1．負責(zé)本科室的日常管理，提高本科室工作效率和工作質(zhì)量，節(jié)約工作成本，帶領(lǐng)科室人員按時完成各項工作任務(wù)。

2．負責(zé)本科室的建設(shè)和發(fā)展，注重本科室人才梯隊的建設(shè)，提高科室人員的工作能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)。

3．參加醫(yī)院組織的相關(guān)會議，負責(zé)傳達、貫徹和監(jiān)督落實相關(guān)會議精神，帶領(lǐng)科室人員完成醫(yī)院下達的各項指令性任務(wù)。

√ 辦公費用支出審批權(quán)。

√ 本部門員工的管理指揮權(quán)。

√ 本部門工作績效的考評權(quán)。

綜合

協(xié)調(diào)

1．協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)進行調(diào)查研究，了解情況，收集、整理、綜合分析相關(guān)信息，及時為院領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確、全面的依據(jù)。

2．負責(zé)安排醫(yī)院的總值班，檢查總值班記錄，管理總值班的有關(guān)物資物品。

3．負責(zé)辦公室各項工作的統(tǒng)籌、組織和協(xié)調(diào)，處理日常綜合事宜，并完成院領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項任務(wù)。

√ 相關(guān)信息和資料的索取權(quán)與獲得權(quán)。

√ 醫(yī)院重大決策的知曉權(quán)。

會議

組織

1. 做好醫(yī)院各類行政會議的組織安排工作。

2．負責(zé)院周會議題的征集、審核與整理，確保會議高質(zhì)高效進行。

3．領(lǐng)導(dǎo)科室人員做好大型會議的會前通知、會場布置、會務(wù)服務(wù)、會議記錄、會議考勤等工作。重要會議或領(lǐng)導(dǎo)指示要求撰寫會議紀(jì)要的，在規(guī)定時間內(nèi)整理出會議紀(jì)要并按要求上報或下發(fā)到相關(guān)部門。

√ 院周會漢題的審

核權(quán)。

檢查

督導(dǎo)

1．督促檢查上級衛(wèi)生部門和醫(yī)院各項方針、政策和醫(yī)院的規(guī)章制度、管理方案的貫徹實施情況，及時反饋信息。

2．檢查督導(dǎo)院領(lǐng)導(dǎo)布置的工作及本院會議決議的落實情況并及時反饋。

3．指導(dǎo)科室撰寫年度工作計劃、總結(jié)或者專題性的計劃與總結(jié)以及其他文字材料。

√ 有關(guān)規(guī)章制度制定修改的建議權(quán)和執(zhí)行情況的監(jiān)督、檢查權(quán)。

文秘

工作

1．協(xié)助院長制訂全院性規(guī)章制度等指導(dǎo)性文件，負責(zé)綜合整理醫(yī)院的發(fā)展規(guī)劃、工作計劃、總結(jié)，草擬有關(guān)文件，撰寫大型材料，完成院長交辦的其他文字材料的撰寫工作。

2．負責(zé)醫(yī)院的大事記錄工作，為管理工作的改進和院志編撰提供參考信息。

3，負責(zé)醫(yī)院各類文件的收發(fā)、登記、轉(zhuǎn)遞、傳閱、催辦、立卷、歸檔、保管、利用等工作，并配合醫(yī)院有關(guān)部門做好機要保密工作。

4，掌握醫(yī)院行政公章及院長印章的使用、介紹信、證明信的填寫和負責(zé)審定行政及業(yè)務(wù)部門印章的刻制。

√ 文件處理權(quán)和保密權(quán)。

√ 公章、介紹信的使用權(quán)和統(tǒng)管權(quán)。

三、 任職資格

學(xué)歷要求：大專及以上 專業(yè)要求：行政管理或衛(wèi)生技術(shù)相關(guān)專業(yè)

執(zhí)業(yè)資格：取得相應(yīng)執(zhí)業(yè)資格證 職稱要求：中級或中級以上職稱

工作經(jīng)驗要求：具有五年以上醫(yī)院工作經(jīng)驗和一定的行政管理經(jīng)驗

四、 崗位勝任要求

服務(wù)

接待

1．做好院領(lǐng)導(dǎo)參加會議、外出參觀考察、調(diào)查研究、檢查工作、外事工作、社會活動的組織、服務(wù)工作。

2．負責(zé)醫(yī)院行政車輛調(diào)度，確保院領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門用車及行車安全。

3．領(lǐng)導(dǎo)科室做好有關(guān)部門來院檢查指導(dǎo)工作或內(nèi)外賓來院參觀交流的接待與協(xié)調(diào)工作。

4．組織做好信訪工作，對來信來訪要做到有登記、有落實，不積壓、不拖延，重大問題及時向領(lǐng)導(dǎo)報告。

√ 一定接待費用的支配權(quán)。

√ 車輛調(diào)度權(quán)。

√ 信訪工作的研究調(diào)查權(quán)。

素質(zhì)能力要求

1．對醫(yī)院具有很高的忠誠度，維護與執(zhí)行醫(yī)院的重大決策，熱愛醫(yī)院，熱愛崗位，熱愛同事，愿意為醫(yī)院發(fā)展做出貢獻，具有服務(wù)他人的精神。

2．較高的領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)意圖的能力，能從醫(yī)院的大局角度出發(fā)考慮問題。

3．處事豁達，待人真誠，言行謹(jǐn)慎，處理問題能做到言之有據(jù)、行之有序、動之有規(guī)。

4．具有較強的管理、組織、溝通、協(xié)調(diào)能力，良好的執(zhí)行力、敬業(yè)精神和強烈的責(zé)任感，具備獨立開展工作的能力，工作細致認(rèn)真。

5．肯干務(wù)實，形象好、氣質(zhì)佳，具有一定的人格魅力。

知識技能要求培訓(xùn)要求

1. 及時掌握上級部門出臺的新政策并運用于醫(yī)院實際工作中的能力。

2. 具有優(yōu)秀的溝通協(xié)調(diào)能力和統(tǒng)籌規(guī)劃能力。

3．良好的口頭與書面表達能力，熟練使用現(xiàn)代化辦公軟件。

1．醫(yī)療衛(wèi)生新政策、新條例的培訓(xùn)和相關(guān)法律法規(guī)及專業(yè)規(guī)章制度培訓(xùn)。

2．醫(yī)院管理知識、領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)的培訓(xùn)。

3．公文寫作、公關(guān)禮儀及溝通技巧的培訓(xùn)，辦公軟件操作方法和操作技巧的培訓(xùn)。

五、 應(yīng)知法律法規(guī)與核心制度

基本

法律法規(guī)

《中醫(yī)醫(yī)院管理評價指南》、《中醫(yī)醫(yī)院建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》、《醫(yī)療機構(gòu)管理條例》、《醫(yī)療機構(gòu)評審辦法》、《醫(yī)療機構(gòu)基本標(biāo)準(zhǔn)》、《全國醫(yī)院工作條例》、《醫(yī)療事故處理簪例》、《突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急條例》、《中華人民共和國保密法》、《中華人民共和國檔案法》等。

核心制度

行政會議制度、辦公室工作制度、院總值班制度、學(xué)習(xí)制度、請求報告制度、醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)深入科室制度、醫(yī)院大事記記載制度、檔案工作制度、公文處理度、文書立卷歸檔規(guī)定、車輛管理制度、公章使用管理規(guī)定等。

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