在工作中，我們每天都會有不同的工作量，如果頭一天的工作沒有做完的話，第二天過來還需要將它不過來，這是很令人頭疼的一件事，我們怎樣才能提高工作效率呢？

一、外部提高

1.提前準備

提前的準備動作在任何工作上都能夠適用，處理需求亦是如此。

在需求調研階段，根據(jù)部門、業(yè)務流程提前充分準備一些問題，想好自己想要問什么就有了方向，在交流時才不會被人牽著走。倘若始終是需求方主動說明，自己就會缺少獨立思考的過程，不能準確看清問題本質。

在需求修改階段，提前設計需求說明文檔模版，導表需求用什么樣的描述呈現(xiàn)；開通權限需求用什么樣的描述呈現(xiàn)；比較大的需求就應描述哪些方面，都能夠提前做一個模版出來，在不斷套用的同時持續(xù)完善模版。2.了解業(yè)務及問題背景

很多產品功能是為了解決實際業(yè)務操作中的問題，只有當我們對業(yè)務現(xiàn)狀有深入了解之后，才能去輔助我們對產品設計方案做出更準確的決定，而不能憑空YY業(yè)務場景，否者十分容易埋下某些『雷』在日后爆發(fā)，所以不要吝惜調研業(yè)務場景的時間，調研一次就要把狀況搞清楚，有些捷徑就是一步一個腳��！

3.重視重新啟動的時間成本

任務的重啟需要耗費許多額外的時間成本，如果不停地在多個工作任務之間來回倒騰，就會無形中浪費很多的時間，如果只做一件任務，就不會有此損失，這就是為什么專注的人比不專注的人時間利用效率高得多的原因。大腦開始一件任務的時候務必要有必須時間來“熱身”。

一個任務開始直到結束，什么都不能打斷你。透過儀式你會對時間更敏感，更尊重。任務內的時間只能專心做目前的任務，盡量去掉干擾源，微信、QQ或郵件統(tǒng)統(tǒng)不看。同事有事找你，讓他先等著。不僅僅如此，還就應要求對方做任何事情將問題和意見一次性收集和提交，碎片化他人的時間是慢性毒藥。

我們應對不同認知類型的工作分層處理，在《精進》一書中，采銅提出了一般任務分解的“三明治模型”。中間的部分稱為“核心思考區(qū)”，這個部分需要集中精力、十分專注地進行思考，要盡量用可保證的相對完整的時間來處理，減少被中斷的可能，才能高效地將其破解；余下的就是一些支持性的、補充性的工作，這部分相對來說則是能夠“允許中斷”的。所以對待需求處理要區(qū)分需求的操作區(qū)間和思考區(qū)間，尤其是核心思考區(qū)間是不能夠被打斷的，一旦被打斷就會花超多精力去還原當時的思考成果，在這段時間要學會拒絕，而其它人要充分尊重！

4.學會利用資源

在設計產品方案時，如果遇到不確定的技術問題，必須要跟重要的開發(fā)人員及早進行溝通，一方面確定技術的可行性與否，另外開發(fā)有時候也能帶給出更好的實現(xiàn)思路�？傊�，學會盡早確定技術實現(xiàn)這個關鍵因素，切忌閉門造車，才能使我們的方案更好的落地。

每個需求討論會議中都會有一些關鍵性人物，決定著會議結果的走向，所以對于某些不太確定的問題點，完全能夠在會議前先跟關鍵人物溝通確定好，這樣不僅僅僅提高會議效率，并且項目也會更加正向推進；另外，對于會議的重要資料，也能夠透過郵件等形式提早發(fā)出來，讓與會人員盡早了解到問題點所在，這樣在會議上能更有針對性的對問題進行討論，而不是花費時間在問題的了解上；

提高團隊協(xié)作潛力，有些需求是值得拿出來大家一齊咀嚼的，一個人處理問題的發(fā)散潛力、深入潛力都是有限的，透過及時借助團隊的力量，能大大縮短思考的時間，在處理需求時找出值得探討的部分，第一時間解決掉，避免產生對需求難度的恐懼感，導致干勁兒不足，不能夠專注

5.抓住關鍵節(jié)點

抓住需求調研的最后

多數(shù)時候我們是被動接到需求的，不能夠決定需求的完整性，此時就應做一個習慣性動作：詢問這個需求完善了嗎？成熟嗎？不需要再修改了嗎？并告知需求方一旦開始做中間就很難再修改，即使中間很好修改也強迫自己盡量堅持原則，并且強調若在這之后再有修改，必須會等很長時間，是否能夠理解。

抓住需求應確認的時機

有時需求反復修改是沒有抓住需求確認的時機，領導一波思路下來發(fā)現(xiàn)了一些問題并提出了需求，轉交給了PM讓PM自己玩去，把結果反饋就行。而PM在處理需求時沒有及時反饋，導致時間一長領導思路逐漸模糊。PM把需求文檔設計成熟時拿去反饋，此時領導已經遺忘當時的思考過程，此刻回想有點走不通了，無奈只能重新思考，巧的是這次思考領導站在了另一種角度上，本來需求說明并沒有什么問題，但是錯過了最佳的確認時機，從另外的角度看此需求方案就會個性蹩腳。所以要保證需求處理實效，時刻緊追原始思路（正確的狀況下），以免過于被動，被一向牽著走。

二、自身提高

1.提高自己的規(guī)劃潛力

如果你在專注工作時總是被打斷，你可能需要對自己反省，到底是否真的是突發(fā)事件？看一看活動清單中標為“必做”的活動和今日“計劃外緊急”區(qū)內的活動。透過這些條目，能夠看出你在規(guī)劃階段有無規(guī)劃好活動的類型和數(shù)量，以及預估的工作時間。計劃外活動越多，預估的錯誤越多，透過每一天的記錄你就能慢慢明白你有哪些地方思考不足，然后思考問題的角度也會慢慢的變得完整。

找一個定時器，列一個清單，寫這天要做事情，并按先做和后做的順序排列。

表格中一部分留給“計劃外的緊急事件”。這些事件是不可預期的，但又務必要處理的，當他們出此刻表格中時，可能會推翻全天的計劃。

1.定一個時間段為任務時間，每個任務時間為40分鐘，此期間只干活不參與其它，任務結束再休息10分鐘，解決吃喝、排毒、閑扯、回郵件；

2.如果任務時間被明確地打斷，即中斷不可控，則任務時間視為無效，和沒開始過一樣，不能標記X，而完成一個任務標記X；

3.如果任務開始后，一項工作提前完成，繼續(xù)檢查這個任務，直到任務時間結束；

4.保護任務時間，有效告知、快速協(xié)商、重新安排中斷，遵守約定，回電給中斷者；

5.一個大任務超過5-6個任務時間，就拆分。復雜的活動應拆分為幾個活動；

6.不夠1個任務時間，就合并。簡單任務能夠合起來做。

弄清任務項，把“下一步動作（計劃任務）”詳細些（路徑劃）。例如：不是“看一本書”而是“看某本書到第幾頁或者某章”。

減少被打斷的次數(shù)

對那些計劃外緊急事物，能夠有下列處理選項：

一般所謂緊急的活動，通常能夠推遲25分鐘到2小時。按照自己方式完成活動，并且安排緊急任務。使這些中斷清晰可見

在今日待辦表格的“計劃外緊急區(qū)”，記下新的活動，并填上與對方商定的最后期限。

每一天撥出1個任務時間（或更多，如果需要的話），來處理緊急中斷。

把最不想做、最容易拖延的事情安排在最前面。當不想做的事情統(tǒng)統(tǒng)都完成后，就不會在腦海里持續(xù)浮現(xiàn)干擾工作情緒了。

2.體會深入思考的重要性

一個效率低下的常規(guī)表象就是處在不斷的返工修改中，造成這個局面的原因，一部分可能是外界不可抗因素所引起，比如業(yè)務方臨時需求變更，但同樣也有大部分狀況是由于自己沒有思考清楚就草率的開始了下一步驟。沒有思考的足夠透徹，就冒然做事，很容易出現(xiàn)方向不對、細節(jié)疏忽等異常狀況，這些都會導致效率變低。

產品新人最常見的一個壞習慣就是整理好需求之后立刻開始寫文檔畫原型，其實在需求和原型之間還存在一堵墻，我們只有透過深入的思考將這堵墻拆解之后，才能順利的過渡到寫文檔的階段，否者就很容易出現(xiàn)反復修改的過程。當我們想清楚之后，再去產出文檔或原型，你會發(fā)現(xiàn)是水到渠成的一件事情，效率自然就會提高，并且質量也會有所保障。這個思考的過程能夠稱為設計規(guī)劃，包含“組織信息架構”和“設定任務流程”兩個步驟。

組織信息架構就是對所有需求中可能要呈現(xiàn)出的信息進行分析組織，然后要進一步從產品全局的角度進行考量，透過信息重要性等因素出發(fā)，進行分類規(guī)劃則能夠初步構成整個產品的導航結構。這個步驟的產出物能夠是思維導圖，不僅僅能幫忙我們整理思路，同時也能夠作為文檔中很好的溝通資料。

設定任務流程就是需要將不同的靜態(tài)信息資料用一條條線串聯(lián)起來，引導需求方無障礙的來實現(xiàn)他們的最終目的。“無障礙”是最基本的要求，強調的是任務可完成，不能設計成一個迷宮一樣，需求方像個無頭蒼蠅一樣不明白下一步該如何做，所以設定一個無障礙的任務流程也是畫原型圖之前十分重要的一個步驟。

每個任務都有不同的優(yōu)先級，能夠從潛在主角數(shù)、使用頻率、重要程度三個維度進行綜合思考。透過梳理產品中包含的任務流程以及主要任務和次要任務的區(qū)分，能夠明確業(yè)務流程，加上第一個步驟梳理的信息結構，進一步能夠得出頁面流程（跳轉邏輯）。

再來將問題分解并找到各自的影響因素

一個復雜的問題往往包含著若干小問題，當我們遇到棘手的問題時或者是為了能夠更好的思考解決方案，我們要學會嘗試將問題拆解，可能是按照業(yè)務流程順序將各個環(huán)節(jié)獨立思考解決措施，從而得到全局的解決方案；亦或是剖析出問題的所有影響因素，分析其因果關系或是相關關系的存在，從而找到關鍵因素著重處理，其它小問題可能會隨之迎刃而解。

3.鍛煉處理需求的思考過程

在處理需求時，把更多的時間用在思考上，而不是急于忙著寫文檔然后緊之后無休止的改改改，每個需求都就應詢問自己在當時做了哪些思考，腦子不好使的請記錄下來，這樣既檢查（表達）了工作態(tài)度，又能感受處理需求的過程是否有漏洞（辦事兒是否靠譜）。

在開會時做好領導講話的錄音，是我的習慣，為的是：

1.不遺漏任何需求點；

2.得到清晰的、完整的工作方向；

3.開小差的補救措施；

但開會時同樣有自己思考的過程，不是一個錄音就能解決的，就應把想說還沒說出來的話，瞬間爆發(fā)的點子都及時記錄下來，這才是一個完整的會議

流程，珍惜自己的每一個思考，即使自己的想法被推翻也不要讓它被遺忘掉！

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